Légalisation et certification de documents
À Madagascar, les administrations publiques ou privées demandent des documents légalisés ou certifiés pour attester que les documents sont légaux. Elles sont souvent confondues mais elles sont totalement différentes et n'ont pas le même objectif.
Comprendre la légalisation:
C’est une formalité administrative qui sert à attester l'authenticité de la signature et l’identité du signataire sur un document. Celle-ci prouve que la personne a le pouvoir légal de faire et de signer le document. Elle est demandée pour les documents comme les attestations, les procurations, les déclarations sur l'honneur, certains contrats et les documents destinés à être utilisés auprès d'une administration ou à l'étranger.
La légalisation est réalisée auprès de la commune ou de la mairie. Pour certains documents destinés à l'étranger, une légalisation complémentaire auprès du Ministère des Affaires étrangères peut être exigée. Le coût de la légalisation est entre 1 000 Ar et 5 000 Ar selon la commune et selon le document.
Il est important de noter que seule la signature originale peut être légalisée et le CIN du ou des signataires doit être bien lisible et à jour.
Comprendre la certification:
Celle-ci sert à vérifier et à attester qu'une copie est strictement identique au document original présenté. L'agent ne vérifie pas si l'original est un vrai ou un faux, il vérifie juste la ressemblance. Après vérification, l'autorité compétente met un cachet qui signifie que la photocopie est conforme à l'original.
Elle est souvent demandée pour les dossiers de création d'entreprise, les demandes de visa, les inscriptions universitaires et les démarches administratives nécessitant la conservation de l'original.
Elle est aussi réalisée auprès de la commune ou de la mairie. Pour un coût entre 1 000 Ar et 5 000 Ar selon la commune.
Différence entre les deux :
Nous confondons souvent ces deux termes et nous nous retrouvons à faire la queue sur la mauvaise file à la commune. Voici un tableau de comparaison pour bien les distinguer
Légalisation | Certification |
|---|---|
Vérifie l'authenticité d'une signature ou d'un cachet | Vérifie qu'une copie est identique à l'original |
Concerne généralement un document original signé | Concerne une photocopie d'un document |
Permet de donner une valeur officielle à une signature | Permet d'utiliser une copie à la place de l'original. |
Pièces à prévoir :
Il est nécessaire de présenter les bonnes pièces pour éviter les allers-retours. Pour la légalisation, il faut avoir le document avec les signatures originales des personnes concernées et leurs CIN à jour. Pour la certification, il faut le document original, les photocopies à certifier, une pièce d'identité valide.
Certaines administrations peuvent également exiger la présence du signataire lors de la légalisation.
Lorsque votre document doit être utilisé dans un pays étranger, une simple légalisation communale peut ne pas être suffisante. Selon les exigences du pays de destination, des formalités complémentaires auprès du Ministère des Affaires étrangères ou des représentations diplomatiques concernées peuvent être demandées.
Bien distinguer la légalisation de la certification permet d'éviter des erreurs lors des démarches administratives et de gagner du temps. Avant de déposer un dossier, il est recommandé de vérifier les formalités exigées par l'administration concernée afin de présenter des documents conformes et d'éviter tout retard dans le traitement de la demande.
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